在办理退税前，企业应先进行退税资质纪录。第一步是登陆电子税务局网站，进到“出口退税（免税）税纪录”模块，填好企业基本资料、银行帐户、法人代表信息和进出口承包权。该过程的核心是保证企业在系统中具备合规性，并和海关、外汇等单位同歩。
备案后，进到具体退税步骤，第一个环节是出口数据的收集和验证。企业需在出口完成后15日内登陆“出口退税申报系统”，导进海关出口报关单数据，保证实际报关与系统备案一致。目前，系统自动检索已过关但尚未申报报关单数据。假如报关单上存在文档不一致、项目不足等问题，需在申请前及时修复，以免损坏进展。
然后是开具增值税发票的数据匹配。企业需要确保出口售卖的增值发票信息和报关单明细严苛对应，包含产品名字、数量、额度、贷币等内容完全一致。企业可以以零税率纳税的，发票类型一般为免税发票，但系统仍要求提交税票数据，便于后面退税核查。这一步尤其是管理了公司文件的一致性管理能力。
检查数据无误后，可形成《出口货品退税（免税）申请统计表》。点击申请系统中“产生数据包”，系统将自动融合全部满足条件的出口报关单和相应的开票信息。随后导出数据包并上传至电子税务局。提交后，系统会进行初步审核。如无逻辑错误，将进入税务局后台人工审核环节。
上传数据成功后，企业必须提交相关文件或图像资料。这些数据主要包含合同、税单、货运单、运输单据、出口报关单、结汇凭据等，局部地区还需要提供离岸账户的收款步骤。为提升审批效率，提议企业将文件扫描成PDF格式，按报关号取名，逐一上传至系统指定位置，维持清楚、详尽、可读。
税务局对数据和图像数据进行对比审批后，将于10至15个工作日内进行退税申请流程。审批通过后，公司将在预埋账户上接到会计退税帐户。若发现税票与报关单不一致、运输工具不具体、结汇额度差异很大等异常，系统会退回申请包，企业应依据退货原因修改数据重新提交。
在这过程中，还有一个不可忽视操作环节，即退税进度查询和问题跟踪。在电子税务局系统内，企业能够实时查询各报关单的审核状态，是否已通过海关检查、税收核查、审核和退货流程。若发现加班或停滞，应尽早与税务机关联络，避免政策时限逾期等不可逆转的难题。
对于第一次办理的企业，还应特别注意退税时效性和申请次数的管理。根据现行规定，出口退税需在货品出口次月起12个月内申请，逾期将失去退税资质。常常调节税单和反复修改申请内容也会导致关键监管，提议建立统一、规范化的出口文档管理模式，确保数据从根源上的一致性和可溯源。
尽管出口退税申请涉及多个系统及环节，但只要流程清楚、数据详细、操作流程，即便是第一家企业也能完成单独合理申请。税务局智能化水平的提高，智能审计与数据对接将进一步简化申报流程。将来，假如企业可以搭建组织规范化的出口退税经营模式，高度关注政策调整和系统升级，就可更平稳地得到优惠政策，提升全球竞争力。
